Harmonogram rzeczowo-finansowy

Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać zapisów wniosku o dofinansowanie. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

Kwalifikowalność wydatków

Realizując projekt, musisz pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowalnych. Zapoznajesz się z nim już na etapie pisania wniosku. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych.

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowalnych.

Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:

• czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,

• czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,

• czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz we wniosku będą kwalifikować się do dofinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

• czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,

• czy wydatek był przedstawiony w budżecie projektu zawartym we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,

• czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,

• zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,

• efektywność poniesionego wydatku,

• sposób udokumentowania wydatków.

Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go, korzystasz z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie, zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. 

Co to w praktyce oznacza? Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.

Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych będą szczegółowo przedstawione w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Baza konkurencyjności

Od 1 lipca 2015 r. beneficjenci PO WER zobligowani do stosowania zasady konkurencyjności i publikowania zapytań ofertowych oraz wyników postępowań będą zobowiązani do zamieszczania zapytań ofertowych na stronie www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl

Czym jest Baza Konkurencyjności? 

Baza Konkurencyjności jest portalem internetowym, umożliwiającym upublicznianie ogłoszenia (zapytania ofertowego) w celu zbadania rynku i wyłonienia wykonawcy. 

Jaki jest cel Bazy? 

Baza ma na celu zapewnienie przejrzystości i szerokiego dostępu do zamówień udzielanych w ramach zasady konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS w okresie programowania 2014-2020. 
 

Dla kogo Baza Konkurencyjności? 

Stosowanie Bazy jest obligatoryjne od 1 lipca 2015 r. dla beneficjentów PO WER,  którzy są zobowiązani do stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z Wytycznymi w zakresie  kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS w okresie programowania 2014-2020.
 

Kogo dotyczy zasada konkurencyjności w perspektywie 2014-2020? 

Udzielanie zamówień publicznych w ramach projektu następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku:

• beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (wartość zamówień 50 tys. zł netto – 30 tys. euro netto);

• beneficjentów nie zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp (od 50 tys. zł netto), a w przypadku zamówień sektorowych o wartości równej lub niższej od kwoty określonej w art. 11 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto z zastrzeżeniem pkt 3 i 4 rozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie  kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS w okresie programowania 2014-2020.

Jakie korzyści daje upublicznienie zapytania ofertowego poprzez Bazę? 

Korzyści dla zamawiających (beneficjentów – publikujących ogłoszenia o zamówieniach):

• pełniejsze rozeznanie rynku,

• potencjalnie większa liczba ofert.

Korzyści dla oferentów (potencjalnych wykonawców zamówień): 

• większa przejrzystość i szerszy dostęp do zamówień,

• oszczędność czasu (zgromadzenie wszystkich ofert w jednym miejscu).

Komunikat Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 29 maja 2015 r. w sprawie uruchomienia Bazy Konkurencyjności dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020

Konto bankowe

Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer jest wpisany do umowy o dofinansowanie.

Dokumentacja

Bardzo ważne jest, abyś podczas realizacji projektu zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić  na każde wezwanie IP. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim dokumenty księgowe i potwierdzenia zapłaty, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się z zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Wynagrodzenia wypłacane z dofinansowania należy udokumentować poprzez przedstawienie odpowiednich dokumentów.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana wyodrębniona ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Pełna dokumentacja powinna być przechowywana w Twojej siedzibie (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy trzeba ją zdeponować w archiwum), zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie.
 

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości.

Twój projekt może podlegać następującym kontrolom:

Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie kompleksowo zweryfikowany; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku są wydatkami kwalifikowalnymi.

Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu; szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest wykonywany.

Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-2013. Sprawdzane będzie czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki; w kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym; możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jesteś proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.

Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu.

Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje;

Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.
Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania w formie wniosku o płatność należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania. W ramach sprawozdawczości z realizacji projektu, masz również obowiązek monitorowania uczestników projektu i wsparcia im udzielanego.

Promocja i oznakowanie

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia, masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

Podstawowe zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020.

Ostateczny opis Twoich obowiązków w zakresie informacji i promocji znajduje się w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji oraz w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020.