Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia. Dowiedz się, co musisz dołączyć do umowy, jak musisz zabezpieczyć wykonanie projektu oraz pobierz wzór umowy.

1. Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania

Po zakończeniu weryfikacji spełniania przed projekt kryteriów wyboru instytucja udzielająca dofinansowania publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze potwierdzeniem uzyskania dofinansowania. Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może mieć wysokość puli środków do rozdysponowania w danym konkursie. Może się zdarzyć tak, że nie wystarczy ich dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Wówczas Instytucja podejmuje decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych przedsięwzięć bądź też o powiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.
Sporządzane jest pismo potwierdzające przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić formalności.
Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania przez Instytucję wszystkich dokumentów wymaganych do sporządzenia umowy o dofinansowanie, o których mowa w piśmie potwierdzającym przyznanie dofinansowania.  Podpisanie umowy składa się z kilku formalnych etapów zmierzających do zebrania wszystkich wymaganych podpisów i kontrasygnat (wymaga czasu).

2. Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu przyjętego do dofinansowania. Szczegółowy wykaz wymaganych od Ciebie załączników znajduje się w Regulaminie konkursu, w którym ubiegasz się o dofinansowanie. Ich listę otrzymasz także wraz z pismem potwierdzającym przyznanie dofinansowania na realizację projektu.
Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Przykładowo mogą to być:
  • Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia statutu lub innego dokumentu stanowiącego podstawę prawną działalności Projektodawcy.
  • Pełnomocnictwo/upoważnienie do reprezentowania Projektodawcy, z którego w sposób oczywisty wynika zakres umocowania ze wskazaniem: tytułu projektu, numeru konkursu w ramach którego projekt został złożony.
  • Uchwała właściwego organu jednostki samorządu terytorialnego lub inny właściwy dokument organu, który dysponuje budżetem Projektodawcy (zgodnie z przepisami o finansach publicznych), zatwierdza projekt lub udziela pełnomocnictwa do zatwierdzenia projektów współfinansowanych z EFS – w przypadku, gdy taki dokument jest wymagany dla zaciągania zobowiązań przez Beneficjenta.
  • Potwierdzona za zgodność z oryginałem uchwała jednostki samorządu terytorialnego dotycząca zabezpieczenia wkładu własnego do realizacji projektu.
  • Oświadczenie o kwalifikowalności VAT w przypadku Projektodawcy, który nie ma możliwości odzyskania podatku VAT na zasadach obowiązującego w Polsce prawa w zakresie podatku od towarów i usług.
  • Informacja o numerze rachunku bankowego wyodrębnionego do obsługi projektu, z którego jednostka realizująca projekt dokonywać będzie wydatków, wraz z podaniem dokładnej nazwy właściciela rachunku, nazwy i adresu banku. Przy czym Beneficjent realizujący projekt, w którym koszty bezpośrednie rozliczane są w oparciu o kwoty ryczałtowe składa informację o numerze rachunku bankowego, na który będą przekazywane środki na dofinansowanie projektu wraz z podaniem dokładnej nazwy właściciela rachunku, nazwy i adresu banku.
  • Oświadczenie Projektodawcy o niekaralności karą zakazu dostępu do środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
  • Inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie.

3. Formy zabezpieczenia

Warunkiem przekazania dofinansowania wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie jednostek sektora finansów publicznych. Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, jednak przy większych projektach może być wymagana inna forma, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy. Dopuszczalne rodzaje zabezpieczeń są wskazane w umowie o dofinansowanie projektu.
Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.
Ustanowienie przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest warunkiem przekazania dofinansowania przyznanego na realizację projektu. Brak złożenia w Instytucji prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia stanowi przesłankę rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu bez wypowiedzenia.

4. Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia związane z realizacja projektu. W jej treści określone są:
  • strony umowy;
  • wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
  • podstawowe informacje dotyczące zasad realizacji, rozliczania oraz kontroli projektu oraz wskazanie obowiązujących wytycznych, które zawierają szczegółowe zasady;
  • obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
  • zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
  • wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
  • zobowiązanie do realizacji projektu z należytą starannością, do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
  • wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego, a także zgodnie z obowiązującymi wytycznymi.
Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie, który został wybrany do dofinansowania. Stanie się on załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą dofinansowania, a czasem także podpisania aneksu do umowy.
Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dotacja lub jej część może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tyle osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić, jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji, poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy lub zaktualizowany zostanie sam wniosek o dofinansowanie.