O płatność występujesz, gdy:
- wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
- wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,
- chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
- jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczenie wydatków.
Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej, przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dofinansowanie. IP może zażądać dołączenia kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków.
Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, abyś zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.
W ramach sprawozdawczości z realizacji projektu, masz również obowiązek monitorowania uczestników projektu i wsparcia im udzielanego. Uczestnikiem projektu jest osoba fizyczna lub podmiot bezpośrednio korzystający z projektu EFS. Jako uczestników wykazujesz wyłącznie te osoby i podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich dane potwierdzające realizację wskaźników i dla których planowane jest poniesienie określonego wydatku. Zakres danych uzyskiwanych od podmiotów obejmuje informacje podstawowe, dane teleadresowe oraz szczegóły wsparcia.
Dane uczestników gromadzone w systemie są podstawą do obliczenia wskaźników produktu oraz rezultatu określonych również we wniosku o dotację. Jeżeli nie jest możliwe zebranie wszystkich wymaganych w formularzu danych, nie można wykazywać danej osoby lub podmiotu jako uczestnika projektu, a co za tym idzie – powiązanych z nim wskaźników produktu i rezultatu.
Dane uczestników zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie. Dane powinny być wykazywane niezwłocznie po przystąpieniu uczestnika do projektu.
Dane uczestników wszystkich projektów są rejestrowane w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014. System zapewnia możliwość monitorowania efektów projektów realizowanych w ramach EFS poprzez przetwarzanie danych osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem EFS.
Informacje dotyczące wszystkich uczestników, którzy przystąpili do projektu od początku jego realizacji do ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, są przekazywane łącznie z wnioskiem beneficjenta o płatność. Instytucja oceniająca wniosek o płatność weryfikuje prawidłowość danych dotyczących uczestników projektów.
