Kontrole przeprowadzane w ramach PO WER
Kontrola jest obowiązkowym działaniem w ramach realizacji projektu współfinansowanego z funduszy unijnych. Ogólne zasady kontroli projektów w ramach PO WER określone zostały w wytycznych w zakresie kontroli w ramach Programu Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.
Rodzaje kontroli:
2. Kontrola planowa projektu w siedzibie beneficjenta - celem kontroli projektu w siedzibie beneficjenta jest kompleksowe sprawdzenie zgodności realizowanego projektu z umową o dofinansowanie oraz informacjami przedstawianymi we wnioskach o płatność na podstawie dokumentacji merytorycznej i finansowej, dostępnej w siedzibie beneficjenta. Kontrola planowa poprzedzona jest zawiadomieniem wysyłanym do Beneficjenta, w którym wskazywany jest m.in. termin i zakres planowanej kontroli.
3. Kontrola doraźna – przeprowadzana w sytuacji otrzymania przez jednostkę kontrolującą skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości lub zaniedbań ze strony beneficjenta lub IP lub uchylania się przez beneficjenta od obowiązku składania wniosków o płatność zgodnie z umową o dofinansowanie. Kontrola może być przeprowadzona bez wysyłania zawiadomienia o planowanej kontroli, i może obejmować jedynie wybrane obszary.
4. Wizyta monitoringowa - Celem wizyty monitoringowej jest weryfikacja sposobu realizacji projektu w miejscu prowadzenia działań merytorycznych (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji). Wizyty przeprowadzane są bez zapowiedzi a ocenie podlega jakość i prawidłowość prowadzonych działań oraz ich zgodność z wnioskiem o dofinansowanie projektu.
5. Kontrola na zakończenie realizacji projektu – przeprowadzana obligatoryjnie po złożeniu przez beneficjenta wniosku końcowego o płatność, i polega na jego weryfikacji oraz na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji związanej z realizacją projektu, która jest dostępna w siedzibie kontrolującego. Kontrola na zakończenie może objąć także kontrolę na miejscu w siedzibie beneficjenta w sytuacji, gdy kontrola na dokumentach nie daje wystarczającego zapewnienia, że cele projektu zostały osiągnięte oraz, że dokumentacja projektowa jest dostępna i kompletna.
6. Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - kontrola przeprowadzana po zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową danego projektu i obejmują głównie kontrole trwałości rezultatów. Kontrola może również być przeprowadzona w zakresie weryfikacji prawidłowości rozliczeń finansowych lub zgodności zamówień udzielonych w ramach projektu z przepisami unijnymi i krajowymi. Kontrola taka może wynikać m.in. z otrzymanej informacji o potencjalnych nieprawidłowościach związanych z danym projektem, które zostały ujawnione po rozliczeniu końcowym.
7. Kontrole krzyżowe - kontrole krzyżowe prowadzone są w odniesieniu do beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt. Kontrola krzyżowa polega na weryfikacji wydatków przedłożonych do rozliczenia we wnioskach o płatność, pod kątem wystąpienia podwójnego finansowania tych samych wydatków.
8. Inne kontrole – realizowane są na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.
Zakres kontroli projektu - obejmuje weryfikację zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w Umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności: zgodność rzeczowa realizacji projektu, w tym zgodność podejmowanych działań merytorycznych z celami projektu i prawidłowość realizacji zadań związanych z monitorowaniem projektu, prawidłowość realizacji polityk horyzontalnych w tym równości szans i niedyskryminacji i równości szans płci, kwalifikowalność uczestników projektu oraz prawidłowość przetwarzania danych osobowych, prawidłowość rozliczeń finansowych, poprawność udzielania zamówień publicznych, poprawność stosowania zasady konkurencyjności, kwalifikowalność personelu projektu, poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis, prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych, archiwizacja dokumentacji i zapewnienie ścieżki audytu. prawidłowość realizacji projektów partnerskich. W dniu rozpoczęcia czynności kontrolnych Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia dokumentacji wraz z oświadczeniami wskazanymi w zawiadomieniu o kontroli. Jeżeli sytuacja tego wymaga zespół kontrolujący może poprosić Beneficjenta o przedstawienie danych i dokumentów niezwiązanych z realizacją kontrolowanego projektu, jeśli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków w nim ponoszonych.
W wyniku kontroli sporządzana jest Informacja pokontrolna na podstawie Listy sprawdzającej zawierająca ewentualne zalecenia pokontrolne. Jednostka kontrolująca zobowiązuje kierownika jednostki kontrolowanej do wdrożenia, w wyznaczonym terminie, Zaleceń pokontrolnych oraz do pisemnego poinformowania jednostki kontrolującej o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia odpowiednich działań. Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych dokonywana jest na podstawie dokumentacji przedstawionej przez Beneficjenta lub podczas kontroli na miejscu.
